Verfahrensdokumentation

Sicher durch die Betriebsprüfung

Wir erstellen mit Ihnen gemeinsam eine Verfahrensdokumentation.

  • transparent
  • gesetzeskonform
  • schnell

Datenverarbeitungssystem

Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der – in Abhängigkeit von der Komplexität- Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Hardware

Einzelgeräte und Netzwerke 

Software

unabhängig von Bezeichnung oder Zweck

Cloud-systeme

z.B. Fakturierung, Verbuchung, …

Verfahrensdokumentation

Ersetzendes Scannen.

Kann ich meine Belege nach dem Scannen vernichten?

Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Es sollte daher eine Organisationsanweisung erstellt werden, unter anderem regelt:

  • wer scannen darf,
  • zu welchem Zeitpunkt gescannt wird,
  • welcher Belegtyp gescannt wird,
  • ...
Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?

Grundsätzlich wird jeder Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige (egal, ob Großkonzern, Mittelständler, Einzelunternehmer oder Freiberufler) von der Finanzverwaltung dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu besitzen. Dies wird in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gefordert.

Was passiert ohne VD?

Ohne VD steigt das Risiko, erhebliche Nachzahlungen und Strafzinsen zu leisten, da Ihre Buchführung vom Betriebsprüfer als mangelhaft angesehen werden kann.

Was bedeutet VD?

Kurzum ist eine VD eine Arbeitsanweisung beziehungsweise Organisationsunterlage. Beispielsweise der Umgang in Ihrem Unternehmen mit Belegen und anderen Unterlagen wird hier beschrieben.

Wie oft muss man die VD aktualisieren?

Jedes Mal dann, wenn sich an einem Verfahren etwas ändert. Dieser Aktualisierungsprozess wird in der VD mit einer Änderungshistorie vorgehalten.