Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation

Sicher

durch die 

Betriebsprüfung.

Für Ihre Unternehmung mit Fachkenntnis und Erfahrung.

Die Verfahrensdokumentation ist ein viel diskutierter Begriff. Seit 2015 gelten verschärfte Regeln bei der elektronischen Buchführung. Die Finanzverwaltung hat mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff(GoBD) ein Regelwerk erlassen. Grundsätzlich kann man die Aussage treffen, dass alle steuerpflichtigen Unternehmer eine Verfahrensdokumentation erstellen müssen.

Wir erstellen transparent, gesetzeskonform und schnell eine Verfahrensdokumentation für Ihre Unternehmung.

 

Grundsätzlich wird jeder Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige (egal, ob Großkonzern, Mittelständler, Einzelunternehmer oder Freiberufler) von der Finanzverwaltung dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu besitzen. Dies wird in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gefordert.

 

Ohne VD steigt das Risiko, erhebliche Nachzahlungen und Strafzinsen zu leisten, da Ihre Buchführung vom Betriebsprüfer als mangelhaft angesehen werden kann.

Kurzum ist eine VD eine Arbeitsanweisung beziehungsweise Organisationsunterlage. Beispielsweise der Umgang in Ihrem Unternehmen mit Belegen und anderen Unterlagen wird hier beschrieben.

Jedes Mal dann, wenn sich an einem Verfahren etwas ändert. Dieser Aktualisierungsprozess wird in der VD mit einer Änderungshistorie vorgehalten.

Umfang und Aufbau.

In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ist nicht vorgeschrieben, welchen Umfang und Aufbau eine Verfahrensdokumentation hat. Das bedeutet für Sie, dass die Verfahrensdokumentation in Papierform, in elektronischer Form bzw. in einer Kombination geführt werden.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Verfahrensdokumentation

Inhalt.

Datenverarbeitungssystem

Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der – in Abhängigkeit von der Komplexität- Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Hardware

Einzelgeräte und Netzwerke 

Software

unabhängig von Bezeichnung oder Zweck

Cloud-systeme

z.B. Fakturierung, Verbuchung, …

Hauptsystem

z.B. Finanzbuchhaltung

schnittstellen

Vorsysteme

z.B. Kasse, Warenwirtschaft, …

Nebensysteme

z.B. Dokumentenmanagement, Archiv, …

Verfahrensdokumentation

Ersetzendes 

Scannen.

Kann ich meine Belege nach dem Scannen vernichten?

Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Es sollte daher eine Organisationsanweisung erstellt werden, unter anderem regelt:

  • wer scannen darf,
  • zu welchem Zeitpunkt gescannt wird,
  • welches Schriftgut gescannt wird,